door Jan Willem Duenk
Op donderdag 1 februari 2024 was het 25 jaar geleden dat Marianne Lubbers startte als medewerker van het kerkelijk bureau. Toen nog Hervormde Kerk en nu Protestantse Gemeente Aalten. 25 jaar in dienst van de kerk. Een jubileum waard om te vieren en aandacht aan te schenken. Op donderdagochtend 1 februari werd zij, bij verrassing, feestelijk onthaald door haar gezin, collega’s en anderen waar zij vanwege haar werk en aanwezigheid op het kerkelijk bureau contact mee heeft. Er werden mooie woorden gesproken, felicitaties en cadeaus in ontvangst genomen onder het genot van een kop koffie met wat lekkers.
Er gebeurt veel op het kerkelijk bureau en daarin is het werk van Marianne van groot belang. Een 25-jarig jubileum is een mooie gelegenheid om met haar terug te kijken.
Hoe verliep de start van jouw werk op het kerkelijk bureau?
Marianne laat een foto zien van haar eerste werkdag. 25 jaar jonger, zittend achter haar bureau. Haar werkgever was toen de Hervormde Gemeente en het kerkelijk bureau was gevestigd aan de Kerkstraat waar nu KerkVenster zit. Opvallend aan haar bureau toen was de afwezigheid van een beeldscherm en de aanwezigheid van een asbak (deze asbak stond op het bureau van Gerrit Veerbeek, ik heb zelf nooit gerookt). Het eerste is nu prominent en onmisbaar aanwezig, het tweede vanzelfsprekend geheel afwezig.
Welke werkzaamheden lagen er op je te wachten?
Haar werk bestond in het begin uit het verzorgen van de financiële administratie. Met een stuk ervaring opgedaan op een accountantskantoor in Ulft kwam dat goed van pas. Dat Marianne woonachtig was in Aalten en nu met de fiets naar haar werk kon was voor haar zelf mooi meegenomen. Niet veel later, na het vertrek van haar voorganger, kwam ook de ledenadministratie voor haar rekening. Naast Kerkbalans was er de diaconale rondgang waarbij gewoon bij alle kerkleden veelal contant geld opgehaald werd en dat gold ook voor de generale kas, later solidariteitskas genoemd. Verder kende men binnen de Hervormde Gemeente de eindejaar collecte. Er kwam behoorlijk wat contant geld binnen in die jaren.
Waaruit bestaat je werk nu?
Ook nu houdt Marianne zich bezig met zowel de financiële- als de ledenadministratie. Op financieel gebied zijn dat werkzaamheden voor de kerkrentmeesters en de diaconie. Zij zorgt er onder andere voor dat nota’s verstuurd worden en dat betalingen klaargezet worden om verstuurd te worden door de penningmeester. Daarnaast zijn er momenten dat Marianne op het kerkelijk bureau bezoekers helpt en te woord staat als Ger-Jan Voerman er even niet is.
Wat is er veranderd in je werk?
25 jaar geleden was er veel handmatig werk omdat er een beperkt administratief systeem bestond. Dat veranderde snel door de opkomst van de computer. De ontwikkeling dat kerkleden brieven persoonlijk op naam binnen krijgen heeft Marianne ervaren als een enorm pluspunt. Geen algemene aanhef, maar een op de persoon gerichte start van een brief. De mogelijkheden zijn door de digitalisering enorm toegenomen. In haar beginjaren werden op de brieven voor Kerkbalans stickers geplakt, brieven werden met matrixprinters geprint vanuit een veel eenvoudiger systeem dan nu. Een andere verandering was het overgaan naar één kerkelijk bureau door de fusie tot PGA. Systemen op elkaar afstemmen, wijken opnieuw indelen. Een giga klus waar Marianne samen met anderen een flinke bijdrage aan heeft geleverd. Zo’n overgang gaat (digitaal) niet altijd vlekkeloos en veel moest handmatig gecheckt en aangepast worden. In de loop der jaren zijn er verschillende systemen gebruikt en niet alles werkte even perfect. Het tegenwoordige programma Scipio geeft vele mogelijkheden en werkt prettig.
Wat is hetzelfde gebleven?
Acties als Kerkbalans, diaconale rondgang, solidariteitskas zijn gebleven en vormen een belangrijk onderdeel in de inkomsten van de kerk. De financiële administratie is enorm geautomatiseerd maar het principe van inkomsten en uitgaven is in feite niet veranderd. Wekelijks vraagt het up-to-date houden van de ledenadministratie de nodige tijd en aandacht van Marianne. Het verwerken van verhuizingen, geboortes en overlijdens, kinderen die uit huis gaan, opzeggingen etc. Zo kunnen elke maand de bezoekmedewerkers op papier een overzicht ontvangen van wijzigingen in hun secties. Dit is niet veel anders dan 25 jaar terug.
Daarmee komen we tenslotte ook op de inzet van heel veel vrijwilligers binnen de kerk. Onmisbaar!
Ten slotte
Dat de medewerkers van het kerkelijk bureau een belangrijke en onmisbare administratieve rol spelen mag duidelijk zijn. Marianne is wat dat betreft een spin in het web als het gaat om de leden- en financiële administratie en dat al 25 jaar! Van harte gefeliciteerd.